Regulamin systemu „eMagazyn”

Zaktualizowane na dzień 2026-05-30

Spis treści

  1. Postanowienia ogólne
  2. Definicje
  3. Rodzaje usług świadczonych przez Usługodawcę
  4. Warunki techniczne korzystania z Systemu
  5. Ogólne warunki świadczenia usług oraz korzystania z usług
  6. Zakładanie konta użytkownika
  7. Płatności i aktywacja usługi
  8. Zakres usług świadczonych przez Usługodawcę (moduły i dodatki)
  9. Bezpieczeństwo i przetwarzanie danych
  10. Odpowiedzialność
  11. Postępowanie reklamacyjne
  12. Prawo odstąpienia od umowy i rozwiązanie umowy o świadczenie usług
  13. Postanowienia końcowe

1. Postanowienia ogólne

  1. Zgodnie z wymogami Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Heta sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Apteczna 1B, 05-075 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w dniu 23.10.2024 r., posiadająca NIP: 9522262175 (zwana dalej „Usługodawcą”), ustala niniejszy Regulamin korzystania z Usług udostępnianych za pośrednictwem Systemu eMagazyn (zwany dalej „Regulaminem”).
  2. Niniejszy Regulamin określa ogólne warunki, zasady i sposób świadczenia przez Usługodawcę Usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Systemu, którego jest Administratorem, dostępnego w sieci Internet pod adresem emagazyn.net oraz w formie aplikacji mobilnych.
  3. Każdy Użytkownik przed rozpoczęciem korzystania z Systemu jest zobowiązany zapoznać się z niniejszym Regulaminem.
  4. Regulaminowi podlegają wszystkie usługi świadczone za pośrednictwem Systemu, z wyłączeniem usług podlegających pod odrębne regulaminy. Usługodawca określa za pośrednictwem Strony internetowej Systemu, jakie rodzaje usług świadczone są na podstawie odrębnych regulaminów.
  5. System eMagazyn przeznaczony jest wyłącznie do użytku profesjonalnego przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą (w szczególności małe i średnie firmy wykonujące działalność w terenie, m.in. HVAC, firmy osuszające, budowlane, remontowe, elektryczne, hydrauliczne). System nie jest przeznaczony dla konsumentów.

2. Definicje

  1. Usługodawca – Heta sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie.
  2. System eMagazyn – platforma programistyczna obejmująca aplikację webową (dostępną w domenie emagazyn.net) oraz aplikacje mobilne (dostępne w sklepach App Store dla systemu iOS oraz Google Play dla systemu Android).
  3. Klient – przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka osobowa lub kapitałowa) korzystający z usług Systemu na podstawie wykupionej subskrypcji.
  4. Użytkownik – pracownik, współpracownik lub każda inna osoba upoważniona przez Klienta, której nadano dostęp do Systemu w ramach wykupionego Planu Podstawowego.
  5. Subskrypcja – model rozliczeniowy za korzystanie z Systemu, opłacany w cyklu miesięcznym lub rocznym.
  6. Plan Podstawowy – bazowy pakiet usług, zapewniający dostęp do większości funkcjonalności Systemu bez limitu ilościowego w zakresie liczby dodanych Użytkowników.
  7. Dodatki – opcjonalne, dodatkowo płatne moduły rozszerzające funkcjonalność Planu Podstawowego.

3. Rodzaje usług świadczonych przez Usługodawcę

  1. Usługodawca świadczy za pośrednictwem Systemu usługi drogą elektroniczną polegające na udostępnieniu narzędzi do obsługi zleceń, zarządzania sprzętem, materiałami, pracownikami oraz generowania dokumentacji.
  2. Usługi świadczone są w formie modelu SaaS (Software as a Service) w ramach Planu Podstawowego oraz opcjonalnych Dodatków.

4. Warunki techniczne korzystania z Systemu

  1. Do prawidłowego korzystania z Systemu niezbędne jest:
    • W przypadku aplikacji webowej: urządzenie z dostępem do sieci Internet oraz zaktualizowana przeglądarka internetowa.
    • W przypadku aplikacji mobilnej: urządzenie mobilne z systemem iOS lub Android, pobrane oprogramowanie z oficjalnego sklepu (App Store / Google Play).
    • Stałe i szybkie połączenie internetowe – Usługodawca wskazuje, że do poprawnego działania aplikacji, synchronizacji danych oraz płynnej obsługi w terenie wymagane jest stabilne łącze o odpowiedniej przepustowości.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Systemu wynikające ze słabej jakości połączenia internetowego Klienta lub ograniczeń technicznych jego urządzeń.

5. Ogólne warunki świadczenia usług oraz korzystania z usług

  1. Klient zobowiązuje się do korzystania z Systemu w sposób zgodny z prawem, postanowieniami niniejszego Regulaminu oraz dobrymi obyczajami.
  2. Klient oraz powiązani z nim Użytkownicy ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie dane wprowadzane do Systemu.

6. Zakładanie konta użytkownika

  1. W celu rozpoczęcia korzystania z Systemu niezbędna jest rejestracja i utworzenie Konta Klienta.
  2. Podczas rejestracji Klient zobowiązany jest podać prawdziwe dane firmy (w tym m.in. Nazwę, NIP, Adres siedziby).
  3. W ramach zakupionego Planu Podstawowego Klient posiada możliwość samodzielnego tworzenia i nadawania dostępów dla swoich pracowników (Użytkowników) bez limitów ilościowych.

7. Płatności i aktywacja usługi

  1. Korzystanie z Systemu jest płatne na zasadach subskrypcyjnych. Rozliczenie następuje w wybranym przez Klienta cyklu: miesięcznym lub rocznym.
  2. Aby uzyskać dostęp do Systemu, Klient musi wykupić Plan Podstawowy. Dostęp do aplikacji mobilnej na systemy iOS i Android jest wliczony w cenę Planu Podstawowego.
  3. Usługodawca dopuszcza dwie formy rozliczeń:
    • Automatyczne pobieranie płatności za pośrednictwem zewnętrznego serwisu płatniczego Stripe.
    • Fakturowanie – faktury wystawiane są 1. dnia danego okresu rozliczeniowego z góry za cały nadchodzący miesiąc lub rok korzystania z Systemu.
  4. Klient ma prawo do dokupienia Dodatków (np. Moduł Dokumentów, Moduł SMS), które są rozliczane w oparciu o dodatkowy cennik.
  5. Wstrzymanie świadczenia usług: W przypadku braku opłacenia subskrypcji lub nieuregulowania faktury w terminie, Usługodawca po upływie 14 dni od dnia wymagalności płatności ma prawo do całkowitego wyłączenia usług i zablokowania dostępu do Systemu dla Klienta oraz wszystkich powiązanych z nim Użytkowników.

8. Zakres usług świadczonych przez Usługodawcę

W ramach Systemu eMagazyn, Usługodawca udostępnia następujące rozwiązania:

  1. Moduł Zleceń: Umożliwia gromadzenie informacji o wykonywanych zleceniach w jednym miejscu, w tym: danych klientów końcowych, przypisanych pracownikach, operacjach i wizytach terenowych, a także wykorzystywanym sprzęcie, materiałach oraz powiązanej dokumentacji (zarówno w formie plików tekstowych, jak i dokumentacji fotograficznej).
  2. Kalendarz: Narzędzie połączone bezpośrednio z modułem zleceń, umożliwiające planowanie i harmonogramowanie wydarzeń oraz wizyt powiązanych z działalnością firmy.
  3. Pracownicy: Sekcja przeznaczona do zarządzania bazą danych oraz uprawnieniami pracowników i współpracowników Klienta.
  4. Moduł Zasobów: Panel zawierający ewidencję i informacje o używanym przez firmę sprzęcie oraz stanach materiałów.
  5. Ustawienia: Szereg funkcjonalności konfiguracyjnych pozwalających na dostosowanie działania aplikacji do indywidualnych potrzeb firmy.
  6. Dodatki (dodatkowo płatne):
    • Dokumenty: Moduł pozwalający na zautomatyzowane tworzenie dokumentów na podstawie danych wdrożonych do aplikacji. Klient przesyła własne szablony firmowe, a zespół eMagazyn dostosowuje je pod kątem technicznym, aby umożliwić automatyczne generowanie plików w Systemie.
    • SMS-y: Moduł umożliwiający wysyłanie wiadomości SMS do klientów końcowych (np. w celu potwierdzenia wizyty). Treść wiadomości jest w pełni definiowana przez Klienta.

9. Bezpieczeństwo i przetwarzanie danych

  1. Usługodawca przetwarza następujące kategorie danych wprowadzone przez Klienta do Systemu:
    • Dane firmy Klienta (Nazwa, NIP, adres siedziby oraz inne dane rejestrowe pobrane z KRS/CEIDG).
    • Dane pracowników i współpracowników Klienta.
    • Dane klientów końcowych Klienta.
    • Wszelkie inne dane, które Klient dobrowolnie wprowadzi do aplikacji w trakcie jej użytkowania (w tym pliki, opisy, zdjęcia oraz treść generowanych dokumentów).
  2. Dane wprowadzane przez Klienta są wykorzystywane wyłącznie w celach niezbędnych do poprawnego świadczenia i obsługi usług Systemu eMagazyn.
  3. Dane nie są udostępniane podmiotom trzecim, za wyjątkiem pracowników eMagazyn oraz autoryzowanych dostawców infrastruktury technicznej i usługowej Usługodawcy (w zakresie koniecznym do dostarczenia odpowiedniego poziomu usług). Infrastruktura ta opiera się m.in. o serwery i usługi takich dostawców jak: OVH, AWS, Cloudflare, Stripe oraz innych bezpośrednich podwykonawców spółki Heta sp. z o. o.

10. Odpowiedzialność

  1. Narzędzia i aplikacje udostępniane w ramach subskrypcji Systemu eMagazyn są dostarczane w stanie takim, w jakim się znajdują („as is”). Usługodawca dokłada należytej staranności w celu rozwoju aplikacji, jednak zaznacza, iż oferowane rozwiązania nie są produktem idealnym i wolnym od wad.
  2. Heta sp. z o. o. nie ponosi odpowiedzialności za:
    • potencjalne błędy w działaniu aplikacji,
    • chwilowe lub długotrwałe braki dostępności Systemu,
    • ogólną poprawność działania aplikacji lub jej całkowitą dostępność.
  3. Usługodawca wyłącza swoją odpowiedzialność z tytułu rękojmi oraz odpowiedzialność odszkodowawczą (w tym za utracone korzyści – lucrum cessans) wobec Klientów z tytułu przerw w działaniu Systemu lub utraty danych.
  4. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treść, poprawność i legalność danych wprowadzanych do Systemu, a także za skutki ich wykorzystania w swojej działalności gospodarczej.

11. Postępowanie reklamacyjne

  1. Klient ma prawo zgłaszać reklamacje dotyczące działania Systemu drogą elektroniczną na adres e-mail Usługodawcy wskazany na stronie emagazyn.net.
  2. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać opis problemu oraz dane identyfikacyjne Klienta.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni, jednak z uwagi na wyłączenia odpowiedzialności zawarte w § 10, zgłoszenia mają charakter głównie informacyjny i służą usprawnieniu działania Systemu.

12. Prawo odstąpienia od umowy i rozwiązanie umowy o świadczenie usług

  1. Z uwagi na fakt, że System eMagazyn jest świadczony wyłącznie na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (B2B), Klientom nie przysługuje ustawowe prawo do odstąpienia od umowy bez podania przyczyny przewidziane dla konsumentów.
  2. Umowa o świadczenie usług w modelu subskrypcyjnym ulega rozwiązaniu wraz z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego (miesięcznego lub rocznego), o ile Klient zrezygnuje z dalszego przedłużania subskrypcji.
  3. Usługodawca ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym i zablokować konto Klienta w przypadku naruszenia przez niego postanowień Regulaminu lub opóźnienia w płatnościach przekraczającego 14 dni.

13. Postanowienia końcowe

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie z ważnych przyczyn (np. zmiany przepisów prawa, zmiany technologiczne, modyfikacje funkcjonalności Systemu lub cennika). O zmianach Klienci zostaną poinformowani drogą elektroniczną lub bezpośrednio wewnątrz Systemu.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  3. Wszelkie spory wynikające z realizacji umowy pomiędzy Usługodawcą a Klientem będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy (Heta sp. z o. o.).